Le mail est devenu un outil de notre quotidien. Combien de mails recevez-vous tous les jours ? Combien en envoyez-vous tous les jours ? Beaucoup ! Et parfois ce n’est pas facile de les rédiger efficacement. Nous avons tous reçu un jour un mail où nous ne comprenions pas grand-chose. Nous avons envoyé un courriel pour avoir davantage d’informations, voire décrocher le téléphone pour aller plus vite. C’est une perte de temps pour le lecteur et le rédacteur. Alors à quoi faut-il penser pour rédiger un mail de manière efficace ?
1) A qui je m’adresse ?
C’est souvent la première erreur de rédaction. Quand on écrit, on pense à soi, à ce qu’on veut dire dans notre message. Eh bien non, quand on écrit il faut d’abord penser à son lecteur. Qui est-il ? Que sait-il du sujet que je vais aborder ? Quel est son niveau de compréhension du sujet, de la langue, du jargon de l’entreprise ? Votre lecteur a des attentes, même dans un mail. Il veut être informé, convaincu, il veut qu’on lui explique, qu’on lui démontre des éléments. Demandez-vous ce que votre lecteur va attendre de votre message. Cela vous donnera un axe de rédaction.
En prenant en compte ces éléments, votre message sera plus précis, plus ciblé et parlera davantage à celui qui vous lit.
2) Quel est mon objectif ?
Ça y est, on en vient enfin à ce que vous voulez faire passer comme message : donner une information, poser une question qui demande une réponse. Pour énoncer clairement votre objectif et l’atteindre, pensez à répondre à 3 questions : quoi ? (Le sujet du mail), qui ? (À qui je parle, qui convaincre) pourquoi ? Les gens ont besoin de savoir pourquoi vous leur demandez telle ou telle chose. Quand ils savent pourquoi, qu’ils ont un objectif, ils agissent plus vite.
3) Comment être clair dans ma rédaction ?
Avec un moyen très simple : 1 phrase = 1 idée = 2 lignes maximum. En rédaction, plus c’est long moins c’est bon. Lorsqu’il lit, le lecteur sollicite sa mémoire immédiate. C’est une mémoire avec une toute petite capacité. Plus vous mettez d’informations dans une phrase, plus vous perdez le lecteur. Celui-ci sera obligé de relire plusieurs fois, de faire des coupes de phrase pour enregistrer ce qui lui semble être des éléments clés. Donc facilitez-lui la lecture et rendez votre message efficace. Vous parlez du pot surprise de votre collègue = 1 phrase. Vous parlez d’organiser une collecte pour lui faire un cadeau ? une autre phrase.
1 phrase = 1 idée.
En termes de quantité, au bout de deux lignes mettez un point. Votre lecteur ne peut pas enregistrer des phrases trop longues. Mon record jusque-là est un étudiant qui a rédigé une phrase de 21 lignes ! (Une feuille A4 comporte 30 lignes). Autant vous dire que c’était indigeste et que j’ai failli mourir asphyxiée, ne sachant où était le point pour reprendre mon souffle.
4) L’importance de soigner la forme de son texte
La forme est tout aussi importante que le fond. Nous avons tous déjà reçu des « pavés » tout collés, sans alinéas, sans aération… résultat on ouvre le mail et on souffle ou on lève les yeux au ciel. Il faut donner envie à votre lecteur de vous lire. Aérer votre texte, faites des paragraphes, mettez des images si nécessaire. Vous pouvez même mettre des titres dans un mail pour aider votre lecteur. Par exemple :
Bonjour à tous mes lutins,
Je viens vous communiquer quelques informations concernant notre service de fabrication des jouets.
Congés d’été
Pensez à poser vos congés d’été sur Youpicongés avant le 30 avril 2023.
Travaux
Comme vous l’avez constaté, les travaux de la salle 3 ont pris du retard. Le nouveau calendrier prévoit leur fin pour janvier 2030.
Nouveaux arrivants
Jackie et Michel rejoignent notre service à partir du 1er avril. Un pot de bienvenue et de présentation aura lieu dans le hall à cette même date à 10 h.
Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
Papa Noël
Les titres sont comme des panneaux d’orientation, ils guident votre lecteur dans sa lecture et l’aide à mémoriser les informations.
Alors finalement on retient quoi de cet article ?
- Quand on écrit, on pense d’abord à son lecteur.
- On définit notre objectif et on le cadre.
- 1 phrase = 1 idée = 2 lignes maximum.
- On soigne sa présentation.
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